Authority correspondence: requesting a registration certificate and clarifying the submission route

The situation

Ms Draskovic (fictional) is applying for a university place and must prove her addresses for 2017 to 2021. She knows exactly which certificates she needs but not the intended submission route or the fee. She writes to the responsible registration service with her request and three questions.

Example letter (German)

Betreff: Antrag auf zwei historische Meldebestätigungen – Draskovic Ivana, geb. 14.06.1998

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich benötige für eine Studienbewerbung den Nachweis meiner früheren Hauptwohnsitze und ersuche um Ausstellung folgender Bestätigungen:

1. Meldebestätigung für den Zeitraum 01.09.2017 bis 31.08.2019, Hauptwohnsitz Kirchengasse 41/7, 1070 Wien.
2. Meldebestätigung für den Zeitraum 01.09.2019 bis 30.06.2021, Hauptwohnsitz Grabenweg 15, 6020 Innsbruck.

Angaben zu meiner Person:
Name: Ivana Draskovic
Geburtsdatum: 14.06.1998
Aktuelle Adresse: Lerchenfelder Gürtel 6/12, 1160 Wien
E-Mail: i.draskovic@example-mail.at

Die Bestätigungen sollen bei der Bewerbungsstelle bis 30.04.2026 vorliegen. Deshalb bitte ich zusätzlich um Auskunft zu folgenden Punkten:

a) Auf welchem Weg soll ich den Antrag einbringen – persönlich, postalisch oder elektronisch – und welches Formular ist dafür vorgesehen?
b) Welche Gebühr fällt je Bestätigung an und wie ist sie zu entrichten?
c) Mit welcher Bearbeitungsdauer soll ich rechnen, und ist eine Zustellung per Post an meine aktuelle Adresse möglich?

Eine Kopie meines Lichtbildausweises lege ich bei. Weitere Unterlagen reiche ich gerne nach, wenn Sie mir mitteilen, welche benötigt werden.

Ich ersuche um schriftliche Antwort per E-Mail.

Mit freundlichen Grüßen
Ivana Draskovic
Lerchenfelder Gürtel 6/12, 1160 Wien

Beilage: Kopie des Lichtbildausweises

Note: This example is provided for orientation only. All names, dates, amounts and circumstances are fictional. Reproduction, publication or commercial use of the example text is not permitted. No legal advice.

Why is the letter structured this way?

• The subject line names the request, the name and the date of birth — the usual identifiers.
• The request itself comes first, numbered, with exact periods and addresses.
• Personal data is grouped so no follow-up question is needed.
• The questions only concern the process: route, fee, duration — no legal classification.
• Offering to submit further documents keeps the case moving.

What would you have to adapt for your own case?

Names, dates, amounts, facts, reference numbers, recipients and the requested outcome always have to be adapted to your own case. Without that adaptation the text does not fit.

• Adapt the requested documents and periods exactly to your needs.
• Replace personal data and delivery address.
• Check the responsible office first — the text deliberately names no authority.
• Ask only about process, form, fee and duration, not for an assessment.
• Only mention a deadline or reason if it genuinely exists.

Is your case different?

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• Statement: answering an insurer's follow-up questions about water damage
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