Formal cover letter: submitting requested documents

The situation

Mr Sallinger (fictional) received a letter on 2 March 2026 asking him to submit three missing documents for a pending application. He has all three together and wants to send them with a short, clean cover letter. He wants written confirmation that everything arrived complete.

Example letter (German)

Betreff: Nachreichung der angeforderten Unterlagen – Geschäftszahl 2026/AB-4172, Ihr Schreiben vom 02.03.2026

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Ihrem Schreiben vom 02.03.2026 haben Sie mich ersucht, drei Unterlagen nachzureichen. Ich übermittle diese hiermit vollständig.

Beilagen:
1. Kopie der Einkommensbestätigung meines Dienstgebers vom 05.03.2026 (1 Seite)
2. Kopie des Mietvertrags für Ahornstraße 4/11, 4020 Linz, vom 18.09.2024 (6 Seiten)
3. Kopie der Meldebestätigung vom 06.03.2026 (1 Seite)

Alle Beilagen beziehen sich auf die oben genannte Geschäftszahl. Meine Kontaktdaten haben sich seit dem Antrag nicht geändert.

Ich ersuche Sie um eine kurze schriftliche Bestätigung, dass die Unterlagen vollständig eingelangt sind, sowie um Mitteilung, falls noch etwas fehlt. Selbstverständlich reiche ich Fehlendes umgehend nach.

Bitte richten Sie Ihre Antwort an d.sallinger@example-mail.at oder an die unten angeführte Adresse.

Mit freundlichen Grüßen
Daniel Sallinger
Ahornstraße 4/11, 4020 Linz
Geburtsdatum: 27.03.1986

Note: This example is provided for orientation only. All names, dates, amounts and circumstances are fictional. Reproduction, publication or commercial use of the example text is not permitted. No legal advice.

Why is the letter structured this way?

• File reference and date of the original letter are in the subject line, so the file is found at once.
• The first sentence says what the letter refers to and what is being sent.
• The enclosures are numbered and described with date and page count.
• Asking for confirmation of receipt creates a documented status.
• Offering to supply anything missing avoids an unnecessary second request.

What would you have to adapt for your own case?

Names, dates, amounts, facts, reference numbers, recipients and the requested outcome always have to be adapted to your own case. Without that adaptation the text does not fit.

• Take over the file reference and the date of the letter you are answering exactly.
• Only list documents you actually enclose.
• Check page counts and issue dates before naming them.
• Adapt contact details and date of birth to your own data.
• State the reply channel you prefer.

Is your case different?

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• Authority correspondence: requesting a registration certificate and clarifying the submission route
• Statement: answering an insurer's follow-up questions about water damage