Property management: recurring heating failure in a rented flat

The situation

The Novak family (fictional) rents a second-floor flat in Graz. Since early January 2026 the heating has failed completely on four days for several hours each; twice they reached the property manager's emergency line. No cause has been communicated so far. They want to record the sequence in writing and ask for an inspection.

Example letter (German)

Betreff: Wiederkehrender Heizungsausfall – Objekt Lindengasse 27, Top 9, 8020 Graz

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich wende mich als Mieter der Wohnung Top 9 an Sie und möchte einen wiederkehrenden Heizungsausfall schriftlich festhalten.

Bisherige Ausfälle:
– 07.01.2026, ca. 06:00 bis 11:30 Uhr: Heizkörper in allen Räumen kalt, Warmwasser vorhanden
– 19.01.2026, ca. 21:00 bis 02:00 Uhr: Heizkörper kalt, Displayanzeige der Etagenverteilung ohne Fehlercode
– 04.02.2026, ca. 05:30 bis 13:00 Uhr: Heizkörper kalt, gemessene Raumtemperatur im Wohnzimmer 16,5 °C
– 21.02.2026, ca. 18:00 bis 23:00 Uhr: Heizkörper kalt

Bisheriger Kontakt:
Am 07.01.2026 und am 04.02.2026 habe ich die von Ihnen angegebene Störungsnummer erreicht. Beide Male wurde mir mitgeteilt, die Anlage werde geprüft. Am 05.02.2026 war kurz ein Techniker im Heizraum; eine Rückmeldung zum Ergebnis habe ich nicht erhalten.

Aktueller Stand:
Die Heizung läuft derzeit, fällt aber weiterhin unregelmäßig aus. Ich führe seit 07.01.2026 ein Protokoll mit Datum, Uhrzeit und gemessener Raumtemperatur und stelle es Ihnen gerne zur Verfügung.

Ich ersuche Sie um folgende Schritte:
1. Überprüfung der Heizungsanlage beziehungsweise der Versorgung von Top 9.
2. Mitteilung, ob die Ursache bereits bekannt ist.
3. Schriftliche Rückmeldung, welche Maßnahmen geplant sind und bis wann.

Für einen Kontrolltermin bin ich werktags ab 15:00 Uhr sowie ganztägig am Samstag erreichbar. Bitte antworten Sie schriftlich an familie.novak@example-mail.at.

Mit freundlichen Grüßen
Petra Novak
Lindengasse 27, Top 9, 8020 Graz

Beilage: Ausfallprotokoll 07.01.2026 – 21.02.2026 (1 Seite)

Note: This example is provided for orientation only. All names, dates, amounts and circumstances are fictional. Reproduction, publication or commercial use of the example text is not permitted. No legal advice.

Why is the letter structured this way?

• Property and unit number are in the subject line so the letter reaches the right unit's file.
• The outages are listed with date, time and observation, which makes them verifiable.
• The record of previous contact shows the normal channel was used first.
• The requests are numbered and describe actions, not legal consequences.
• Availability and reply channel make scheduling an inspection easy.

What would you have to adapt for your own case?

Names, dates, amounts, facts, reference numbers, recipients and the requested outcome always have to be adapted to your own case. Without that adaptation the text does not fit.

• Insert the property address, unit number and your name.
• Only list outages you actually recorded, with date and time.
• Describe previous contact truthfully, even if there was none.
• Adapt the requested steps to your concern (inspection, information, appointment).
• State realistic times when you can be reached.

Is your case different?

We draft your reply to an official letter, your complaint or your goodwill request in clear, factual German.

Replies, complaints and goodwill letters