Goodwill: subscription activated by mistake after a one-off CV service

The situation

Ms Lindner (fictional) ordered a one-off CV check for €4.90 on 3 February 2026. Two weeks later €26.95 was charged for a monthly subscription she had not knowingly selected. She cancelled the same day and used none of its features. She wants to politely ask for a goodwill refund.

Example letter (German)

Betreff: Bitte um Kulanz-Rückerstattung – Kundennummer 48-220913, Abbuchung vom 17.02.2026 über 26,95 €

Sehr geehrte Damen und Herren,

am 03.02.2026 habe ich über Ihre Website einen einmaligen Lebenslauf-Check zum Preis von 4,90 € bestellt (Bestellnummer LC-2026-77431). Diese Leistung habe ich erhalten, sie war für mich in Ordnung.

Am 17.02.2026 wurde von meinem Konto zusätzlich ein Betrag von 26,95 € mit dem Verwendungszweck „Premium Monatszugang" abgebucht. Diese Abbuchung war für mich nicht erwartbar; ich hatte den einmaligen Check bestellt und keinen laufenden Zugang gewünscht.

Chronologie:
– 03.02.2026: Bestellung des einmaligen Lebenslauf-Checks (4,90 €)
– 05.02.2026: Zustellung des überarbeiteten Lebenslaufs per E-Mail
– 17.02.2026: Abbuchung von 26,95 €
– 17.02.2026: Kündigung des Premium-Zugangs über Ihr Kundenkonto, Bestätigungsnummer K-559102
– 17.02. bis heute: keine Nutzung des Premium-Bereichs

Ich behaupte ausdrücklich keinen Anspruch, sondern bitte Sie, den Fall wohlwollend zu prüfen: Der Zugang wurde am Tag der Abbuchung gekündigt und zu keinem Zeitpunkt genutzt. Ich bitte Sie daher um Rückerstattung der 26,95 € auf das belastete Konto.

Falls eine vollständige Rückerstattung nicht möglich ist, wäre ich auch für eine Teilerstattung dankbar.

Ich bitte um eine kurze schriftliche Rückmeldung an lindner.k@example-mail.at bis zum 10.03.2026.

Mit freundlichen Grüßen
Katharina Lindner
Ahornweg 12/4, 1210 Wien

Beilagen:
– Kontoauszug vom 17.02.2026 (Auszug, geschwärzt)
– Kündigungsbestätigung K-559102

Note: This example is provided for orientation only. All names, dates, amounts and circumstances are fictional. Reproduction, publication or commercial use of the example text is not permitted. No legal advice.

Why is the letter structured this way?

• The subject line names customer number, date and amount, so the case is found immediately.
• The undisputed order is confirmed first, which sets a factual starting point.
• The chronology shows in a few lines that the cancellation was immediate and nothing was used.
• Goodwill is requested explicitly; no entitlement is claimed, which keeps the tone open.
• Reply channel, preferred date and enclosures are clearly separated at the end.

What would you have to adapt for your own case?

Names, dates, amounts, facts, reference numbers, recipients and the requested outcome always have to be adapted to your own case. Without that adaptation the text does not fit.

• Replace customer, order and confirmation numbers with your own.
• Take all dates and amounts exactly from your bank statement.
• Extend or shorten the chronology to match what actually happened.
• Adapt the requested outcome: full refund, partial refund or credit note.
• Only list enclosures you actually send.

Is your case different?

We draft your reply to an official letter, your complaint or your goodwill request in clear, factual German.

Replies, complaints and goodwill letters