Business start: enquiry about the submission route and publicly listed documents

The situation

Ms Kovács (fictional) plans to start a small mobile sewing and alterations service alongside her job from June 2026, travelling to customers' homes. She has not decided on the type of trade or legal form and does not want that decided by letter. She only asks about the intended process, the published documents and an appointment.

Example letter (German)

Betreff: Anfrage zum Ablauf einer geplanten Gewerbeanmeldung – geplanter Start Juni 2026

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich plane, ab Juni 2026 nebenberuflich selbständig tätig zu werden, und ersuche um Auskunft zum vorgesehenen Ablauf.

Geplante Tätigkeit:
Ich möchte einfache Näh- und Änderungsarbeiten anbieten – etwa Hosen kürzen, Reißverschlüsse tauschen und Säume nähen. Die Arbeiten würde ich in meiner Wohnung ausführen, die Kleidungsstücke aber bei den Kundinnen und Kunden abholen und wieder zustellen. Geplanter Umfang: etwa zehn Stunden pro Woche neben meiner unselbständigen Tätigkeit.

Angaben zu meiner Person:
Name: Eszter Kovács
Geburtsdatum: 02.11.1991
Wohnadresse und geplante Betriebsadresse: Sandgasse 9/3, 8010 Graz
E-Mail: e.kovacs@example-mail.at

Meine Fragen:
1. Welche Unterlagen sind für eine Anmeldung dieser Art auf Ihrer Website veröffentlicht, und wo finde ich die aktuellen Formulare?
2. Auf welchem Weg wird die Anmeldung eingebracht – persönlich, postalisch oder elektronisch?
3. Ist für die Anmeldung ein Termin erforderlich, und wie kann ich diesen vereinbaren?
4. Mit welchen Kosten und mit welcher Bearbeitungsdauer soll ich rechnen?
5. Gibt es ein kostenloses Informationsangebot für Gründerinnen und Gründer, das ich vorab nutzen kann?

Ich bitte ausdrücklich nur um Auskunft zum Verfahren und zu den veröffentlichten Unterlagen. Über die Art der Tätigkeit und die Form meiner Selbständigkeit entscheide ich selbst, gegebenenfalls nach einem Beratungsgespräch bei der zuständigen Stelle.

Ich ersuche um schriftliche Antwort per E-Mail.

Mit freundlichen Grüßen
Eszter Kovács
Sandgasse 9/3, 8010 Graz

Note: This example is provided for orientation only. All names, dates, amounts and circumstances are fictional. Reproduction, publication or commercial use of the example text is not permitted. No legal advice.

Why is the letter structured this way?

• The subject line names the request and the planned start date, placing the enquiry immediately.
• The planned activity is described in everyday language, without invented technical terms.
• The questions are numbered and concern only process and documents.
• A dedicated paragraph makes clear that no decision on trade type or legal form is requested.
• The reply channel is stated unambiguously.

What would you have to adapt for your own case?

Names, dates, amounts, facts, reference numbers, recipients and the requested outcome always have to be adapted to your own case. Without that adaptation the text does not fit.

• Describe the planned activity realistically and in your own words.
• Adapt the start date, scope and address.
• Shorten the questions to what you genuinely do not know.
• Keep the note that you decide yourself — that keeps the enquiry clean.
• Check beforehand which office is responsible for your plan.

Is your case different?

Up to 5 individual German-language emails or letters within 60 days for the same founding project — digital and ready to send. No consulting, no business plan.

Business Start Writing Package